RÈGLEMENT INTÉRIEUR

La Frémille Saint-Claude

Raison d’être de l’association

Bien plus qu’un simple espace de travail partagé, ce lieu a vocation à être un point d'ancrage
et un lieu de vie sociale accueillant, portant des valeurs de respect, coopération, et
d'expérimentation en soutien aux dynamiques entrepreneuriales locales.

Acceptation préalable des statuts et du présent règlement

Toute personne souhaitant utiliser l’espace de coworking doit être membre de l’association, avoir pris connaissance des statuts et accepter le présent règlement.

Adhésion

Pour devenir membre, il faut remplir le formulaire d’adhésion
sur cette adresse et s’acquitter de la cotisation annuelle.

Montant des cotisations

Le montant de la cotisation annuelle est fixé à 10€ minimum et peut être modifié par une assemblée générale.

Avantages des membres

Accès aux espaces
Tarifs préférentiels pour les événements organisés par la Fremille

Gouvernance

L’association fonctionne en collégialité. Un collège d’administration coordonne la gestion de l’association.

Modalités d’élection

Les membres du collège d'administration sont élus en AG annuelle. Toute personne membre depuis plus de 6 mois peut proposer sa candidature.
Composé de 3 à 12 membres, élus au scrutin secret pour 2 ans renouvelables par l’assemblée générale.
Le renouvellement du collège d’administration a lieu chaque année par moitié.
Les membres sortants sont rééligibles.

Mode de prise de décision

Lorsque nécessaire, les décisions se prennent en utilisant le processus de gestion par consentement et sont renseignées dans les comptes rendus de réunion à disposition pour consultation.

La gestion par consentement se déroule en plusieurs phases :

• Une proposition est émise.
• Un tour de clarification est proposé : il sert aux membres du cercle à poser les questions nécessaires à la bonne compréhension de la proposition.
• Le tour de ressentis : chacun peut exprimer ce que la proposition lui fait ressentir.
• Les bonifications : le facilitateur propose un tour pour que les membres puissent proposer une amélioration de la proposition initiale. Le proposeur peut accepter ou non la/les bonification(s) proposée(s).
• Les objections : C’est à ce moment-là que les membres peuvent objecter une proposition. Une objection est à considérer comme un cadeau fait au collectif, qui permet de traiter ce qui pourrait être risqué si le collectif prenait la décision telle quelle ou la limite qui est dépassée pour un des membres du collectif. Le processus consiste à bonifier collectivement la proposition jusqu’à ce que l’objection soit levée, sans quoi la décision ne peut être prise.

Rôles et répartition

Les rôles sont répartis par affinité et disponibilité au sein du collège d’administration et des membres.
Chaque rôle comprend :

• Une raison d’être : ce qui manquerait à l’organisation s’il n’était pas là
• Des redevabilités ou attendus : ce que les autres peuvent lui demander et qu’il doit fournir
• Un domaine : L’espace, les documents, le périmètre dont il est responsable

La liste des rôles et des personnes qui les énergisent est affichée dans l'espace de convivialité ou sur ce Fremipédia .
Le rôle n’a pas à faire les choses lui-même, il a à s’assurer qu’elles se font, en particulier quand il est sollicité.
Chaque personne est leader de son rôle, décide au mieux en fonction de la situation et se doit de transmettre à la personne qui lui succédera la fiche et les informations pour qu’elle puisse l’énergiser.
Plusieurs personnes peuvent être affectées à un même rôle (un focus peut être précisé pour des périmètres différents).
Des groupes de travail peuvent être mis en place selon les besoins pour avancer à plusieurs sur un projet.

Valeurs de l’association

Nos valeurs sont répertoriées dans la charte de valeurs jointe dans laquelle il est également mentionné la façon dont nous les incarnons.
Elles ont été définies lors d’un atelier participatif avec des sympathisants portant un intérêt à l’espace au moment de sa création.
Nous en avons choisi 5 :

• Accueil et animation de la vie sociale du lieu
• Bienveillance et respect
• Organisation et structuration
• Droit à l’erreur, amélioration continue et expérimentation
• Coopération pour réussir son projet individuel dans le projet collectif

Elles sont amenées à évoluer selon la vie du lieu, sur proposition et validation en AG

Neutralité politique et cultuelle

La Frémille est un espace citoyen ouvert à toutes et tous, respectueux de la pluralité des opinions et des croyances. C'est pourquoi les événements accessibles au public ne peuvent être à caractère partisan, cultuel ou prosélyte.
Les événements privés sont laissés à la discrétion des organisateurs, dans le respect de la loi et des valeurs de La Frémille. La Frémille décline toute responsabilité pour les événements privés contrevenant à la loi ou portant atteinte à son image ; la responsabilité en incombe alors à la personne physique ou morale ayant effectué la réservation.
Les membres de La Frémille s'engagent à ne pas utiliser le lieu ou leur position au sein du collectif à des fins partisanes, cultuelles ou prosélytes.
La Frémille ne peut garantir le contrôle de la communication orale autour des événements qui s'y tiennent. Elle peut en revanche exiger que les événements privés n'associent pas officiellement le nom ou l'image de La Frémille à leur communication (affiches, réseaux sociaux, photographies, etc.).
La gouvernance de La Frémille se réserve le droit de refuser toute réservation qui contreviendrait à ces principes ou qui, de par sa nature, semblerait incompatible avec les valeurs et l'image du lieu.

Gestion de la banque de temps

Un système d'échange de temps permet de valoriser les contributions bénévoles de chaque membre. Chaque heure donnée peut être échangée contre un service au sein de la Frémille selon la grille d’échange.

Renseigner le temps passé

Les membres sont invités à déclarer le temps qu’ils consacrent aux activités de l’association via un formulaire dédié.

Échanger son temps

L’utilisation de temps crédité se fait par demande directe au rôle dédié à cette gestion, un membre, affichage ou appel à contribution. Pour utiliser sa banque de temps : il suffit d’envoyer un mail à agecstclaude@gmail.com.

Espace de coworking

Accès

Horaires d’ouverture

Le lieu et l’accueil sont ouverts, du lundi au vendredi de 9h à 17h.
En dehors de ces horaires, les membres qui le souhaitent peuvent y accéder en demandant les accès au système d’accès centralisé par mail à agecstclaude@gmail.com.

Ouverture/fermeture des portes

Chaque utilisateur est responsable de la fermeture s’il est le dernier à quitter le bâtiment. Les procédures sont affichées à l’entrée.

Visiteurs

Les visiteurs sont les bienvenus, accompagnés d’un membre. Ils doivent se conformer au présent règlement.

Prestations

L’accès aux salles, casiers, matériel, internet et imprimante est réservé aux membres ayant réglé leur cotisation et, le cas échéant, leur abonnement ou unités.

Réservations et utilisation des espaces

Les réservations se font en ligne via le formulaire :
https://lafremille.fr/reservations.html
Un espace peut être utilisé s’il est libre, mais les réservations sont prioritaires.
Deux formules coexistent : à l’unité ou par abonnement. Les tarifs sont affichés publiquement.

Utilisation du matériel

Le matériel commun (imprimante, écrans, etc.) doit être utilisé avec soin. Les dégâts doivent être signalés.

• Imprimante/scanner
• Casiers
• Ecrans/Claviers
• Internet

L’accès Internet est réservé à un usage professionnel et respectueux des lois.

Consommables

Chaque membre est invité à contribuer à la gestion des consommables (papier, café, savon...) et à signaler lorsqu'ils sont épuisés.
Les tarifs sont affichés dans l’espace et une cagnotte est mise à disposition à la machine à café.

Repas et Pauses

Les repas se prennent dans l’espace convivialité ou à l’extérieur, accessible à toutes et tous gratuitement.
Merci de nettoyer après usage et de respecter les autres utilisateurs.

Nettoyage et entretien

Chaque membre veille à laisser les lieux propres.
L’entretien des espaces est organisé par le rôle “Gestion du Ménage”.
Les WC sont nettoyés chaque semaine.

Utilisation des frigos

Chaque membre veille à laisser les lieux propres. L’entretien des espaces est organisé par le rôle “Gestion du Ménage” : chaque membre a la possibilité s’il le souhaite de contribuer au ménage.
Pour cela, il suffit de lire les consignes d’utilisation du matériel affichées dans chaque salle.
Tout aliment ou boisson périssable entreposé dans le frigo doit être étiqueté et daté, sans quoi un membre peut se permettre de jeter ce qui a été entreposé pour des raisons d’hygiène.

Comportement et respect

Le respect mutuel, la discrétion et la bienveillance sont requis en toutes circonstances.

Bruit

Dans l’open space, les appels téléphoniques se font de préférence avec un casque ou des oreillettes.
Merci de réguler le volume sonore en fonction des autres usagers.

Alcool et substances illicites

Conformément à la réglementation en vigueur : l’introduction, la détention, la consommation ou l’état consécutif à la consommation de substances illicites sont strictement prohibés au sein de l’espace.
Toute personne se trouvant dans un tel état ne sera pas admise dans l’enceinte des locaux.
Par dérogation, et uniquement dans le cadre d’événements exceptionnels organisés par
l’association, une consommation modérée de boissons alcoolisées peut être tolérée, à l’exclusion de tout état d’ébriété et dans le strict respect des règles de sécurité.

Accueil des chiens

Les adhérent.e.s à la fremille souhaitant y venir avec leur chien peuvent le faire sous certaines conditions :

• Pour participer à un évènement dans la cour exterieure : ok à condition qu'il soit attaché et ne fasse pas ses besoins dans la cour
• Pour travailler dans un espace intérieur :
  • dans tous les espaces loués à titre 'privé' (bureau individuel, salle de réunion, bureau et atelier partagé) c'est ok si le chien reste près de son/sa maitre.sse et ne sort pas de l'espace en question sans lui/elle.
  • dans l'open space : considérant que l'espace est partagé par plusieurs personnes qui ne se connaissent pas toujours : nous demandons à ce que le/la propriétaire du chien informe de sa venue à minima la veille dans le groupe Whatsapp La fremille j'écoute afin de :
    • s'assurer que les autres utilisateur.rice.s n'y voient pas d'inconvenient personnel (allergies, peur,...)
    • s'assurer qu'un seul chien soit présent en même temps dans l'open space.

Si un.e utilisateur.rice manifestait son souhait de ne pas avoir de chiens dans l'open space, alors le/la proprietaire du chien ne pourrait pas venir travailler avec.

• dans tous les cas (reservation privée ou open space) : les propriétaires du chien s'engagent à aérer la pièce en fin d'utilisation, nettoyer les potentielles salissures créées par le chien dans l'espace, et à s'assurer que le chien respecte les autres utilisateur.rice.s du lieu ainsi que le materiel a disposition.
• pour le bien-être de tou.te.s, il est essentiel que les membres de la fremille constatant une dérive ou un malaise par rapport à cette règle puissent le signaler au cercle de gouvernance. La boite 'la vie du collectif' accessible dans la salle de convivialité est un des moyens simples de le faire.

Les animaux accompagnant les personnes en situation de handicap disposent de libertés particulières

En cas de non respect de ce règlement

En cas de problème constaté impactant le bon fonctionnement du lieu, un échange est proposé. Le processus de sanction graduelle s’applique si besoin.

Processus de sanction graduelle

• Rappel des règles
• Avertissement
• Suspension temporaire
• Exclusion

Processus d’exclusion

L’exclusion est une mesure exceptionnelle décidée en dernier recours, après dialogue et tentative de résolution. Elle doit être justifiée par des comportements répétés ou graves, contraires aux valeurs de l’association ou mettant en péril la sécurité, la cohésion ou le bon fonctionnement de l’espace. Toute exclusion est formalisée par écrit et votée en Assemblée Générale, par délibération à la majorité des deux tiers des membres présents.

Convivialité

Nous croyons que le plaisir, la convivialité et le soin mutuel sont aussi importants que l'efficacité.
Nous encourageons les temps de partages informels (repas, pauses, rituels), les signes de
reconnaissance (merci, bravo, entraide), et les petits gestes gratuits. Chacun peut proposer une activité ou un moment collectif.
Cultiver un bon climat est l’affaire de tous.

Respect de l’environnement

• Tri des déchets
  • Utiliser les différentes poubelles mises à disposition afin de respecter le tri (papier/carton/plastique, et compost notamment)
  • Tendre vers l’objectif « mini déchets » (en produisant le moins de déchets possible)
• Réduction de la consommation de papier
  • Privilégier les envois numériques lorsque cela est possible
  • N’imprimer que les documents indispensables
  • Privilégier les impressions en recto/verso et en noir et blanc
• Réduction de la consommation d’énergie
  • Éteindre la lumière et les écrans dans les bureaux et salles de réunion lorsqu’ils ne sont pas utilisés, et à la fermeture de l’espace.
  • Baisser les thermostats des radiateurs en fin de semaine et en veille de fermeture prolongée de l’espace.
• Réduction de la consommation d’eau
  • Ne pas laisser couler inutilement le robinet
  • Utiliser le lave vaisselle
• Déplacements doux
  • Penser aux déplacements doux : transport en commun, covoiturage, vélo, ...
  • Le coworking est situé à proximité immédiate du centre-ville, il est donc accessible à pieds depuis de nombreux parkings, arrêts de bus ou de la gare.

Modifications du présent règlement

Ce règlement peut être amendé par le collège mentionné à l’article 3, puis validé en AG. La dernière version en vigueur est affichée et accessible à tous.

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