Quand on est d’accueil frémillant, qu’est ce que ça veut dire ?

🧭 Être d’accueil à la Frémille

 Quand on est d’accueil frémillant, qu’est‑ce que ça veut dire ?

🔓 Ouverture du lieu

• Code cadenas portail : 1947
• Code boîte à clé open space : 1947
• Porte principale : ouverture via application Nuki

• notamment si :
  • une salle de réunion est réservée
  • un bureau individuel est utilisé
  • des personnes ont besoin de préparer l’espace en amont

🧹 Vérifications avant l’arrivée des usager·es

• Espaces communs (WC, circulation) propres et fonctionnels
• Espaces réservés en bon état :
  • propreté
  • chauffage
• message personnalisé sur :
  • le tableau d’entrée
  • le tableau de la salle de réunion si nécessaire
• Si accueil de public extérieur :
  • indiquer le lieu de rendez‑vous sur le tableau blanc d’entrée
  • matérialiser l’emplacement sur le plan de la porte d’entrée
• Pour tout problème lié au lieu (internet défaillant, vitre cassée, etc...), si vous n'arrivez pas à réfler la situation par vous même, vous pouvez appeler à l'aide sur le groupe whatsapp "La Frémille J'écoute"

☕ Logistique du quotidien

• Préparer le café en fonction du nombre de personnes attendues
• Vérifier les calendriers :
  • Salle de réunion
  • Petit bureau

👋 À l’arrivée d’une personne

🆕 Si c’est une nouvelle personne

• Visite complète des lieux
• Envoi du mail de bienvenue
• Présentation des tarifs
• Présentation :
  • des valeurs
  • du fonctionnement
  • du règlement intérieur
• Inscription à la liste de diffusion Brevo
• Aide à l’installation de Nuki si besoin → demander les codes à Yannick

🧾 Adhésion & paiements

Adhésion

• Via HelloAsso :
• QR Code disponible dans la salle de convivialité
• Inscrivez la sur la liste de diffusion avec son email
• Paiement en espèces :
  • utiliser le même lien helloAsso
  • renseigner les coordonnées
  • utiliser le code : ESPECES25

Vérification adhérent·e

• Vérifier dans le fichier adhérent·es : ⚠️ Fichier à mettre à jour régulièrement depuis helloAsso

🖨️ Impression

• Noter le nombre et le type d’impressions
• Reporter dans le fichier décompte des heures

💶 Gestion des paiements avant le départ

• Open space → fichier décompte des heures
• Bureau individuel / Salle de réunion → fichier Réservations

• Espèces → monnaie dans la caisse à café
• Carte bancaire → HelloAsso
• Chèque → pochette « ACCUEIL »

🔒 Fermeture du lieu

• Éteindre les lumières
• Fermer :
  • portes de l’open space
  • porte d’entrée principale
  • portail

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