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Quand on est d’accueil frémillant, qu’est ce que ça veut dire ?

Réponse

🧭 Être d’accueil à la Frémille

Rôles, responsabilités et déroulé

 Quand on est d’accueil frémillant, qu’est‑ce que ça veut dire ?

Être d’accueil à la Frémille, c’est garantir une présence humaine, un lieu ouvert, fonctionnel et chaleureux, et un cadre clair pour toutes les personnes qui utilisent l’espace.

🔓 Ouverture du lieu

Portail et accès :
  • Code cadenas portail : 1947
  • Code boîte à clé open space : 1947
  • Porte principale : ouverture via application Nuki

Être présent·e à l’heure ou légèrement en avance :
  • notamment si :
    • une salle de réunion est réservée
    • un bureau individuel est utilisé
    • des personnes ont besoin de préparer l’espace en amont

🧹 Vérifications avant l’arrivée des usager·es

  • Espaces communs (WC, circulation) propres et fonctionnels
  • Espaces réservés en bon état :
    • propreté
    • chauffage
  • message personnalisé sur :
    • le tableau d’entrée
    • le tableau de la salle de réunion si nécessaire
  • Si accueil de public extérieur :
    • indiquer le lieu de rendez‑vous sur le tableau blanc d’entrée
    • matérialiser l’emplacement sur le plan de la porte d’entrée
  • Pour tout problème lié au lieu (internet défaillant, vitre cassée, etc...), si vous n'arrivez pas à réfler la situation par vous même, vous pouvez appeler à l'aide sur le groupe whatsapp "La Frémille J'écoute"

☕ Logistique du quotidien


👋 À l’arrivée d’une personne

🆕 Si c’est une nouvelle personne

  • Visite complète des lieux
  • Envoi du mail de bienvenue
  • Présentation des tarifs
  • Présentation :
  • Inscription à la liste de diffusion Brevo
  • Aide à l’installation de Nuki si besoin → demander les codes à Yannick

🧾 Adhésion & paiements

Adhésion

  • Via HelloAsso :
  • QR Code disponible dans la salle de convivialité
  • Inscrivez la sur la liste de diffusion avec son email
  • Paiement en espèces :
    • utiliser le même lien helloAsso
    • renseigner les coordonnées
    • utiliser le code : ESPECES25

Vérification adhérent·e


🖨️ Impression


💶 Gestion des paiements avant le départ

Toujours valider le mode de paiement avant le départ de l’utilisateur·rice et le noter :


Moyens de paiement :
  • Espèces → monnaie dans la caisse à café
  • Carte bancaire → HelloAsso
  • Chèque → pochette « ACCUEIL »

:📌 Dans tous les cas : noter les encaissements dans le fichier Encaissements Frémille

🔒 Fermeture du lieu

  • Éteindre les lumières
  • Fermer :
    • portes de l’open space
    • porte d’entrée principale
    • portail

📍 Où trouver ce document ?

Version source 
Mots clés accueil
Rôle concerné Processus d’inclusion/accueil
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Comment compte le temps passé à l'accueil dans la banque de temps ?

Réponse - Pour toute personne qui assure l'accueil à la Frémille, elle inscrit 50% du temps passé à l'accueil en banque de temps.
- Si la personne vient exprès en dépannage pour l'accueil (ce qu'on va essayer d'éviter au maximum), le temps passé dans l'open space est gratuit ET on ajoute 50% du temps passé à l'accueil en banque de temps
Mots clés accueil banque de temps
Rôle concerné Gestion de la banque de temps
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Accueile1550054449930.jpg

Processus d’inclusion/accueil

Raison d'être Définir et mettre à jour le parcours d’intégration des nouveaux/Accueillir les visiteurs ou nouveaux membres et les intégrer.
Redevabilités Décrire les étapes (rencontres, parrainage, formation)
recueillir les retours
ajuster le processus.
présenter le lieu et ses règles
mettre en lien avec les membres et les rôles pertinents.
Responsable Amandine Claude
Soutien Elsa PIGNOT
Mots clés accueil inclusion
Questions associées à ce rôle
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Comment faire si une personne adhère en espèces ?

Réponse Il suffit de prendre ses nom, prénom et email, et ses 10 euros (ou plus 😋).
Déposez l'argent dans la caisse café, et envoyez les infos à la personne responsable de l'accueil ce jour là
Pour la personne d'accueil :
Mots clés accueil adhésion brevo helloasso
Rôle concerné Processus d’inclusion/accueil
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