Créer un processus d’inclusion /accueillir
Raison d'être
Définir et mettre à jour le parcours d’intégration des nouveaux/Accueillir les visiteurs ou nouveaux membres et les intégrer.
Redevabilités
Décrire les étapes (rencontres, parrainage, formation)
recueillir les retours
ajuster le processus.
présenter le lieu et ses règles
mettre en lien avec les membres et les rôles pertinents.
recueillir les retours
ajuster le processus.
présenter le lieu et ses règles
mettre en lien avec les membres et les rôles pertinents.
Responsable
Amandine Claude
Soutien
Elsa PIGNOT
Questions associées à ce rôle
Comment faire si une personne adhère en espèces ?
Réponse
Il suffit de prendre ses nom, prénom et email, et ses 10 euros (ou plus 😋).
Déposez l'argent dans la caisse café, et envoyez les infos à la personne responsable de l'accueil ce jour là
Pour la personne d'accueil :
Déposez l'argent dans la caisse café, et envoyez les infos à la personne responsable de l'accueil ce jour là
Pour la personne d'accueil :
- Saisir le montant dans le journal des encaissements
- Rendez vous sur la page d'adhésion Helloasso , remplissez le formulaire et saisissez le code promo de l'année au moment du règlement.
- Rendez-vous sur la page Brevo pour inscrire la personne à la liste de diffusion
Rôle concerné
Créer un processus d’inclusion /accueillir
Où se garer et combien ça coûte ?
Réponse
La ville a créé une page dédiée pour connaitre les parkings disponibles sur St Claude.
La rue à côté de la Fremille est en stationnement gratuit.
Vous pouvez aussi vous garer dans la cour de la Fremille, on essaye de limiter à 5 voitures en simultané dans la cour pour ne pas trop surcharger.
La rue à côté de la Fremille est en stationnement gratuit.
Vous pouvez aussi vous garer dans la cour de la Fremille, on essaye de limiter à 5 voitures en simultané dans la cour pour ne pas trop surcharger.
Rôle concerné
Créer un processus d’inclusion /accueillir
Quand on est d’accueil frémillant, qu’est ce que ça veut dire ?
Réponse
Être présent·e à l’heure ou légèrement en avance :
Moyens de paiement :
:📌 Dans tous les cas : noter les encaissements dans le fichier Encaissements Frémille
🧭 Être d’accueil à la Frémille
Rôles, responsabilités et dérouléQuand on est d’accueil frémillant, qu’est‑ce que ça veut dire ?
Être d’accueil à la Frémille, c’est garantir une présence humaine, un lieu ouvert, fonctionnel et chaleureux, et un cadre clair pour toutes les personnes qui utilisent l’espace.🔓 Ouverture du lieu
Portail et accès :- Code cadenas portail : 1947
- Code boîte à clé open space : 1947
- Porte principale : ouverture via application Nuki
Être présent·e à l’heure ou légèrement en avance :
- notamment si :
- une salle de réunion est réservée
- un bureau individuel est utilisé
- des personnes ont besoin de préparer l’espace en amont
🧹 Vérifications avant l’arrivée des usager·es
- Espaces communs (WC, circulation) propres et fonctionnels
- Espaces réservés en bon état :
- propreté
- chauffage
- message personnalisé sur :
- le tableau d’entrée
- le tableau de la salle de réunion si nécessaire
- Si accueil de public extérieur :
- indiquer le lieu de rendez‑vous sur le tableau blanc d’entrée
- matérialiser l’emplacement sur le plan de la porte d’entrée
- Pour tout problème lié au lieu (internet défaillant, vitre cassée, etc...), si vous n'arrivez pas à réfler la situation par vous même, vous pouvez appeler à l'aide sur le groupe whatsapp "La Frémille J'écoute"
☕ Logistique du quotidien
- Préparer le café en fonction du nombre de personnes attendues
- Vérifier les calendriers :
👋 À l’arrivée d’une personne
🆕 Si c’est une nouvelle personne
- Visite complète des lieux
- Envoi du mail de bienvenue
- Présentation des tarifs
- Présentation :
- des valeurs
- du fonctionnement
- du règlement intérieur
- Inscription à la liste de diffusion Brevo
- Aide à l’installation de Nuki si besoin → demander les codes à Yannick
🧾 Adhésion & paiements
Adhésion
- Via HelloAsso :
- QR Code disponible dans la salle de convivialité
- Inscrivez la sur la liste de diffusion avec son email
- Paiement en espèces :
- utiliser le même lien helloAsso
- renseigner les coordonnées
- utiliser le code : ESPECES25
Vérification adhérent·e
- Vérifier dans le fichier adhérent·es : ⚠️ Fichier à mettre à jour régulièrement depuis helloAsso
🖨️ Impression
- Noter le nombre et le type d’impressions
- Reporter dans le fichier décompte des heures
💶 Gestion des paiements avant le départ
Toujours valider le mode de paiement avant le départ de l’utilisateur·rice et le noter :- Open space → fichier décompte des heures
- Bureau individuel / Salle de réunion → fichier Réservations
Moyens de paiement :
- Espèces → monnaie dans la caisse à café
- Carte bancaire → HelloAsso
- Chèque → pochette « ACCUEIL »
:📌 Dans tous les cas : noter les encaissements dans le fichier Encaissements Frémille
🔒 Fermeture du lieu
- Éteindre les lumières
- Fermer :
- portes de l’open space
- porte d’entrée principale
- portail
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Rôle concerné
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